Prepare seu Protheus para o próximo ano: o que revisar antes da virada

O fim do ano e o início de outro são um período importante para avaliar como está o funcionamento do ERP Protheus e o que revisar para continuar atendendo às necessidades da operação.

Essa preparação exige planejamento em conjunto de diversas áreas da empresa, como TI, Fiscal, Financeiro, Contabilidade, Estoque e RH.

Como o sistema integra processos e dados de diferentes áreas, erros nos fechamentos ou nas configurações podem prejudicar saldos, relatórios, obrigações fiscais e a continuidade de determinadas operações.

Por isso, além de executar as rotinas de encerramento do exercício, é importante revisar as parametrizações do Protheus, identificar possíveis falhas e planejar os ajustes que o ERP precisará no próximo ano. 

Principais pontos que sua empresa deve revisar antes da virada do ano

1. Rotinas de fechamento e preparação para o novo exercício

O fechamento anual envolve procedimentos específicos que precisam ser planejados e implementados em cada módulo. 

1.1 Controladoria e Contabilidade (SIGACTB)

O fechamento contábil é um ponto crítico que garante que as informações do exercício sejam consistentes e prepara o Protheus para o próximo período. 

Entre os procedimentos que merecem atenção estão:

• Conciliação contábil: verificar se os lançamentos dos módulos integrados, como Financeiro, Faturamento e Compras, foram processados e conciliados corretamente.
• Encerramento do exercício (CTBA400 / CTBA960): avaliar e executar as rotinas que se aplicam à apuração e ao encerramento contábil, de acordo com a configuração do sistema. 
• Bloqueio do calendário contábil (CTBA010): verificar o fechamento dos períodos anteriores e os controles para evitar lançamentos retroativos indevidos.
• Calendário do novo exercício: conferir o cadastro dos períodos contábeis e as configurações de moedas necessárias para o ano seguinte.

Esses procedimentos devem ser feitos depois das conciliações e validações necessárias, seguindo as orientações técnicas que se aplicam à empresa. 

1.2 Estoque e Custos (SIGAEST)

A consistência dos saldos e dos custos de estoque é essencial para o fechamento do exercício e para garantir que as informações contábeis e gerenciais sejam confiáveis. 

Os principais pontos de atenção incluem:

• Recálculo do custo médio (MATA330): verificar se a rotina precisa ser processada e validar os custos calculados para o período. 
• Fechamento e virada de saldos (MATA038): conferir as movimentações, os saldos e possíveis inconsistências antes de fechar o período. 
• Controle de movimentações retroativas: revisar parâmetros que bloqueiam movimentações e controlam os períodos, incluindo MV_DBLQMOV e MV_ULMES, para alinhar ao objetivo da empresa. 

A revisão deve considerar também a integração das informações de estoque com as áreas de Compras, Fiscal e Contabilidade.

1.3 Ativo Fixo (SIGAATF)

Preparar o Ativo Fixo envolve conferir os bens cadastrados, os valores contabilizados e as rotinas de depreciação. 

Entre os pontos que precisam ser avaliados estão:

• Cálculo da depreciação: verificar se a depreciação de dezembro foi processada e se os valores registrados são consistentes. 
• Virada anual (ATFA080): avaliar se a rotina de preparação dos saldos do Ativo Fixo para o novo exercício foi executada, de acordo com a versão e configuração do Protheus. 

Também é importante conferir a integração dos valores com a Contabilidade antes do encerramento.

1.4 Gestão de Pessoal e RH (SIGAGPE / SIGAPON)

As rotinas de folha de pagamento e ponto eletrônico exigem atenção especial, pois erros podem afetar cálculos, encargos e informações trabalhistas.

Os principais pontos de revisão são:

• Décimo terceiro salário e encargos: validar os cálculos, provisionamentos e recolhimentos que se aplicam ao período. 
• Fechamento do ponto eletrônico (SIGAPON): verificar marcações pendentes, inconsistências e os procedimentos de fechamento mensal, incluindo os parâmetros MV_PAPONTA e MV_PONMES, quando aplicáveis.
• Fechamento da folha (GPEM120): conferir os roteiros de férias, rescisões e folha normal, além da consistência dos dados processados e acumulados.

Essas rotinas devem ser executadas com os controles e as validações necessários, levando em conta as particularidades da folha de pagamento da empresa. 

1.5 Configurações, atualizações e novas regras fiscais

A virada do ano também exige atenção às mudanças legais, às atualizações disponibilizadas pela TOTVS e às configurações fiscais usadas pela empresa.

Entre os pontos de atenção estão:

• Configurador de Tributos: avaliar as regras de tributação e as adequações necessárias, incluindo os impactos da Reforma Tributária e das regras de IBS e CBS.
• Atualizações do ambiente: verificar as versões e atualizações necessárias de componentes como LIB, TSS e TAF, além dos dicionários de dados e demais recursos utilizados.
• Cadastros e regras fiscais: revisar códigos, benefícios fiscais, parâmetros e configurações que possam afetar a emissão de documentos e o cumprimento das obrigações tributárias.

Essas verificações precisam considerar as orientações oficiais da TOTVS, a legislação atual e as regras fiscais específicas da empresa. 

1.6 Recomendações de infraestrutura

Antes de fazer procedimentos de fechamento ou mudar algo importante no sistema, é essencial cuidar de alguns pontos: 

• Ambiente de homologação: faça simulações e verifique os resultados em um ambiente de testes antes de aplicar em produção. 
• Backup completo: certifique-se de ter backups confiáveis e recuperáveis do banco de dados e dos componentes que permitem restaurar o ambiente. 
• Planejamento da execução: defina quem vai fazer, quando, quais dependências entre os módulos e quais verificações ocorrerão depois. 

Esses cuidados reduzem riscos e prepararam o ambiente para o começo do novo exercício.

2. Revise as parametrizações do Protheus para o próximo ano

Além das rotinas de fechamento, a virada do ano é uma oportunidade para verificar se as parametrizações do Protheus continuam atendendo às necessidades da empresa.

As parametrizações afetam processos como emissão de notas fiscais, cálculo de impostos, controle de estoque, movimentações financeiras e registro de operações. 

Quando as configurações não acompanham as mudanças nos processos ou nas regras de negócio, podem aparecer falhas, retrabalho, inconsistências e dificuldades operacionais. 

Por isso, é importante fazer um diagnóstico para descobrir quais ajustes e melhorias são necessários.

Essa avaliação deve contemplar as diferentes áreas do sistema:

2.1 Área Fiscal

A área Fiscal exige atenção às configurações responsáveis pelo tratamento tributário das operações, pela emissão de documentos fiscais, pela escrituração e pelo cumprimento das obrigações acessórias.

Entre os principais pontos de revisão estão:

• TES e natureza de operação;
• CFOP, NCM, CST e CSOSN;
• regras de ICMS e IPI;
• PIS, COFINS e ISS, quando aplicáveis;
• retenções tributárias;
• regime tributário;
• tipos de operação;
• entrada e saída de documentos fiscais.

A revisão dessas configurações deve clevar em conta as operações feitas pela empresa e as exigências legais pertinentes. 

2.2 Área Financeira

Parametrizações financeiras inadequadas podem causar problemas na gestão de títulos, nas conciliações bancárias e na confiabilidade dos relatórios. 

Os principais pontos de atenção incluem:

• naturezas financeiras;
• formas e condições de pagamento;
• contas bancárias e carteiras de cobrança;
• regras de baixa, juros, multas e descontos;
• títulos provisórios;
• aprovação de pagamentos;
• integração bancária;
• relatórios financeiros.

A avaliação deve verificar se essas configurações permanecem alinhadas aos processos de contas a pagar, contas a receber e controle financeiro da empresa.

2.3 Área Contábil

A parametrização contábil influencia a forma como as transações dos diferentes módulos são registradas e consolidadas.

Para manter a consistência das informações, vale revisar:

• plano de contas;
• centros de custo;
• rateios;
• regras de contabilização automática;
• lançamentos padrão;
• integração entre módulos;
• eventos contábeis;
• configurações de fechamento mensal;
• relatórios contábeis;
• critérios de apuração.

Essa revisão complementa os procedimentos de fechamento e ajuda a identificar configurações que podem comprometer os registros contábeis futuros.

2.4 Compras e Estoque

As configurações de Compras e Estoque afetam desde o cadastro de fornecedores e produtos até o recebimento de mercadorias, o controle dos saldos e a integração com outras áreas.

Entre os pontos que precisam ser avaliados estão:

• tipos de entrada;
• regras e alçadas de aprovação;
• cadastros de fornecedores e produtos;
• unidades de medida;
• locais de estoque;
• saldos mínimos e máximos;
• movimentações de entrada e saída;
• regras de custo médio;
• inventário;
• integração com Fiscal e Financeiro.

A revisão pode revelar inconsistências e oportunidades de melhoria no fluxo de compras e no controle de estoques. 

2.5 Comercial e Faturamento

A área Comercial e de Faturamento afeta diretamente a operação de vendas e a geração de receita. 

Falhas nas configurações podem causar inconsistências nos pedidos, problemas no faturamento e na emissão de documentos fiscais. 

Os principais pontos de revisão incluem:

• cadastro de clientes;
• tabelas de preços;
• condições de pagamento;
• regras de desconto;
• pedidos de venda;
• aprovações comerciais;
• limites de crédito;
• faturamento e emissão de notas fiscais;
• transporte e expedição;
• integração com Estoque e Financeiro.

O objetivo é garantir que as configurações atendam às políticas comerciais e aos processos atuais da empresa. 

2.6 Usuários e Permissões

A gestão dos acessos também deve fazer parte da revisão do Protheus.

Cada colaborador deve ter permissão que corresponda às suas responsabilidades, reduzindo riscos de alterações indevidas, erros operacionais e exposição de informações sensíveis. 

Entre os pontos de atenção estão:

• perfis de acesso e grupos de usuários;
• permissões por módulo;
• restrições por rotina;
• aprovações e níveis de alçada;
• segregação de funções;
• usuários administradores;
• trilhas de auditoria.

Também é importante verificar se os acessos continuam adequados às funções atuais dos colaboradores.

2.7 Integrações

As integrações permitem trocar informações entre o Protheus e outros sistemas usados pela empresa. 

Quando falham, podem gerar dados duplicados, inconsistências financeiras, divergências de estoque e problemas no faturamento.

A revisão deve considerar:

• quais dados serão enviados e recebidos;
• frequência das trocas;
• origem e destino das informações;
• regras de validação;
• tratamento de erros;
• registros de execução e logs;
• procedimentos de contingência;
• responsabilidades dos fornecedores envolvidos.

O diagnóstico deve identificar se as integrações continuam funcionando bem e atendem às necessidades da operação. 

2.8 Relatórios e Indicadores

Um dos objetivos do uso de um ERP é disponibilizar informações confiáveis para apoiar a gestão e a tomada de decisões.

Para isso, é importante verificar se os relatórios e indicadores utilizados pela empresa continuam alinhados às suas necessidades.

Entre as informações que podem ser avaliadas estão:

• faturamento e margem;
• fluxo de caixa;
• inadimplência;
• compras e estoque;
• custos;
• despesas por centro de custo;
• resultados por unidade;
• obrigações fiscais;
• fechamento contábil.

Também é importante identificar se existem divergências entre relatórios, necessidade de consolidação manual ou dificuldades em acessar informações relevantes.

Esses problemas podem indicar oportunidades de melhoria nas configurações, nos processos ou na forma como os dados são utilizados.

3. Planeje as melhorias para o próximo ano

Depois de revisar as rotinas de fechamento e as parametrizações, a empresa terá mais informações para identificar pendências, definir prioridades e planejar os ajustes necessários. 

Nem todas as melhorias precisam ser executadas ao mesmo tempo. O importante é analisar e definir quais problemas representam maior risco para a operação e quais mudanças podem contribuir para a eficiência dos processos.

Esse planejamento deve considerar o impacto das falhas identificadas, a urgência das correções, os recursos disponíveis e os benefícios esperados.

Com uma avaliação estruturada, a empresa pode aproveitar melhor os recursos do ERP Protheus e reduzir a dependência de soluções improvisadas ou controles paralelos.

Prepare seu Protheus para acompanhar as necessidades da sua empresa

A preparação para um novo ano vai além da execução das rotinas de fechamento. É também uma oportunidade para revisar configurações, identificar gargalos e planejar melhorias que contribuam para a eficiência da operação.

Uma gestão adequada do Protheus ajuda a manter a consistência das informações, reduzir riscos operacionais e oferecer mais segurança para a tomada de decisões.

A Statvs360 apoia empresas na avaliação e otimização do ambiente Protheus, identificando oportunidades de melhoria alinhadas às necessidades de cada operação.

Quer avaliar o que pode ser melhorado no Protheus da sua empresa? Converse com a Statvs360 e planeje os próximos passos.